Administradores Silvestres. El duro reto de Administrar Condominios sin que nadie te enseñe cómo hacerlo.

Administradores-Silvestres-2 El reto de crecer como Administrador de Condominios

El duro reto de administrar condominios sin que nadie te enseñe o te ayude a como hacerlo. 

Durante más de 3 décadas, los servicios de Administración de Condominios en la Ciudad de México, han ido en aumento, no es de sorprender que la ocupación de espacios físicos y el crecimiento en la población, esté obligando a poder maximizar el rendimiento habitacional y a consecuencia se estén construyendo con mayor velocidad y frecuencia, condominios.

Esta tendencia, nos muestra que poco a poco viviremos más personas en las ciudades de forma vertical, dentro de condominios que buscan simplificar nuestra forma de vida.

La profesión que ha ido naciendo, creciendo y desarrollándose poco a poco es la del Administrador de Condominios, conforme se van creando nuevos espacios, nuevos servicios y nuevas necesidades deberán ser cubiertas, sin embargo, el ritmo vertiginoso con el que nos movemos, ha ido empujando a nuevos niveles de exigencia en los servicios y a su profesionalización.

Entender los retos a los que se enfrenta el Administrador de Condominios en la actualidad nos hace plantearnos algunas preguntas como el hecho de que no existe actualmente como tal, una carrera de Administración de Condominios, entonces, ¿Cómo podemos exigir un nivel de profesionalización a un Administrador de Condominios? si no existe como tal un marco en el cual se tenga como referencia el nivel de trabajo que debe presentar una persona para se considere profesional.

La naturaleza constante de este negocio, es el hecho indudable que las personas que están y han buscado dedicarse a esta profesión, deben hacerlo por cuenta propia, por sus propios medios, méritos y sobre todo de manera aislada. Nosotros les llamamos los Administradores Silvestres, que es el que va creciendo poco a poco, por sus propios medios, sus ideas y que va adquiriendo conocimiento conforme avanza el tiempo y también conforme a los problemas y necesidades se aparecen, se van adaptando, van reaccionando y van buscando superar sus barreras poco a poco

Administradores Silvestres .. Inician como Administradores por cuenta propia, con sus propios medios, recursos y conocimientos, se enfrentan de forma aislada a la necesidad de ofrecer los servicios de Administración de Condominios sin que nadie les ayude, les enseñe o les diga como hacerlo de forma correcta.
Crecieron por cuenta propia con estas condiciones lo que les puede tomar años.

by RACHY
Las circunstancias están creando cada vez más Administradores de Condominios

¿Cómo nace un Administrador de Condominios?

Las circunstancias en el 90% de los casos es lo que está orientando a las personas a mirar en esta Actividad como una opción interesante como negocio y como profesión, teniendo el reto de buscar información, aprender de forma acelerada e iniciar actividades o promover estos servicios en sus redes de conocidos o locales.

¿Cuál es el desafío al que se enfrentan?

Una parte interesante antes de tomar estas decisiones es que en la apariencia esta actividad es sumamente fácil, pero no lo es, es todo lo contrario, parece sencillo, emitir reportes, llevar juntas, ayudar a organizarse internamente, hacer visitas de supervisión, llevar cuentas bancarias, hacer presupuestos, etc., pero existen muchos factores que no se visualizan a simple vista y que en algún momento aparecerán.

Primer punto que consideramos se debe entender, como una lista de "habilidades o Skills" que debe tener un administrador, es el hecho de que es una actividad multidisciplinaria, que requiere técnicas, habilidades duras, habilidades blandas y áreas de conocimiento muy dispares que cubrir. 

Áreas de conocimiento:

  1. Legal
  2. Legal Fiscal
  3. Contable
  4. Finanzas
  5. Administración
  6. Facilites
  7. Supervisión
  8. Negociación
  9. Comunicación
  10. Planeación

Habilidades blandas

  1. Comunicación interpersonal
  2. Liderazgo
  3. Organización
  4. Resiliencia
  5. Ética en el trabajo
  6. Colaboración y trabajo en equipo

Habilidades duras

  1. Comprensión y análisis de datos
  2. Matemáticas "nivel medio"
  3. Redacción
  4. Comprensión de lectura 

Como segundo punto tenemos la disonancia entre estas habilidades y el perfil profesional o personal de la persona que busca llevar a cabo estas actividades.

Es importante en este punto entender, que, a lo largo del ciclo de vida de un proyecto administrativo, como Administrador te encontrarás con actividades o labores que deberás llevar a cabo, en los ámbitos laborales esto se llama las competencias laborales a las que serás requerido y para poder lograr cumplir con ciertos niveles de calidad, tendrás que tener estas competencias validadas, que obviamente lo obtienes de la experiencia, capacitación y otros factores que se van aprendiendo.

Pero entonces, que pasa si a 3 meses de haber iniciado un proyecto administrativo o en términos coloquiales, de haber tomado una Administración de un Inmueble en Condominio, te enfrentas a la necesidad de llevar a cabo una demanda por invasión de áreas comunes, si en tu experiencia previa no has tenido o llevado a cabo este proceso, simplemente enfrentarás todo un desafío por tu falta de experiencia (que es muy común y totalmente natural) para los administradores que van iniciando.

estas competencias simplemente nos las tienes...

Como parte adicional ahora también está el hecho de que tu formación inicial es una parte determinante, y en esta parte es donde aparece uno de los puntos de orígenes de estos problemas que es el hecho de que no existe como tal una carrera de Administración de Condominios, por lo cual los perfiles profesionales son tan variados que hemos tenido contacto con Administradores que son "Chefs de profesión" es decir, que cursaron una carrera en Gastronomía.

¿Como sus competencias laborales les van a ayudar a hacer frente a las necesidades que involucran esta profesión?

El nivel de datos, de procesos y de actividades que involucran a un Administrador de Condominios, es tan amplio que simplemente puedes tener en un día de trabajo común y corriente, actividades como "Atender una queja", Ingresar datos de pagos, Realizar llamadas de cobranza, ir a comprar una refacción para una bomba de agua y hacer una visita para hablar con el que tuvo una fiesta que no dejó dormir a nadie....

Actividades tan variadas que te exigirán tener habilidades, aptitudes (no es fácil tratar con personas) y conocimientos (sabes de bombas de agua) tan diferentes que, en un día común, un Administrador tendrá niveles de exigencia que involucran áreas de conocimiento muy distintas.

Áreas de Conocimiento de un Administrador de Condominios 

Legal: Evidentemente esta es la Área que ha tenido todos los reflectores a lo largo de los años, en la Ciudad de México existe una certificación que nació por la necesidad de implementar un punto de partida que evalúe la reglamentación vigente y la forma de aplicar dicha ley, principalmente en la forma de organización condominal, obligaciones del administrador de condominios y las obligaciones de quienes viven dentro de él régimen de propiedad en condominio, este es el punto de partida para quienes desean brindar servicios de administración de condominios. Dentro de las áreas legales de mayor nivel, un administrador puede necesitar tener otros conocimientos, como la aplicación de sanciones administrativas que a pesar de que son procesos simples, siempre existe un procedimiento para llevarlas a cabo de buena forma, otros casos simples pueden ser temas de mediación entre vecinos, o la forma de aplicar los reglamentos internos, y conforme van avanzando las necesidades puede aumentar el nivel de exigencia, experiencia y conocimiento de las leyes aplicables para cada caso, así como las autoridades con quienes se atienden estos problemas, siendo inclusive temas como el mal manejo de recursos financieros, invasión de áreas comunes, mal uso de las instalaciones, o demandas que involucran procesos de cobranza de las cuotas de mantenimiento.

Debes llevar a cabo por lo menos 3 procesos legales con un nivel de eficacia del 100% para validar estas habilidades como Administrador, lo que toma tiempo de aprender y de comprender en cuanto a los puntos clave, documentación, procesos, notificaciones, etc. para hacerlo, sin embargo, es uno de los principales frentes y de las habilidades básicas por dominar

Legal Fiscal: muchas sociedades condominales pueden haber dado un paso adelante en la conformación y organización como Asociación Civil, para el gobierno este tema es un área gris que aún, no han podido regular con efectividad. pero en caso de que exista un condominio que se haya constituido como Asociación Civil se deberán llevar a cabo procesos contables de sus declaraciones ante hacienda, técnicamente todos los administradores deberán llevar a cabo procesos ante las autoridades para hacer ciertos tipos de declaraciones aún sea el caso en que no están constituidos como Asociación Civil, por ejemplo: La mayoría de los condominios, buscan organizarse a través de un Comité de Vigilancia como representante de los propietarios, que son designados por un año, como lo determina la ley, en ese sentido les confieren ciertas responsabilidades, una de ellas y que es muy común es abrir una cuenta mancomunada para depositar las cuotas de mantenimiento cada mes.

Esto puede afectar a las personas que están realizando este proceso, ya que las autoridades hacendarias de entrada, no tienen absolutamente ninguna referencia de que los ingresos de esa cuenta bancaria, serán para el funcionamiento de un inmueble y por tal razón, pueden ser observados bajo otros criterios y más en la medida en que se van constituyendo estos fondos o se genera inclusive ahorro para los propietarios, un Administrador, también debe realizar procesos para dar aviso a las autoridades y se deben crear soportes legales que confirmen que estas cuentas, son destinadas y necesarias para estos usos y ayudar a prevenir incidentes que si bien pueden ser llamadas preventivas, puede asustar a más de uno, el recibirlas.

¿Como Administrador de condominios, cuentas con estos procesos preventivos y ayudas a tus comunidades a evitar estos cuestionamientos? 

Contable: Si bien la Administración de Condominios no requiere de un avanzado grado de especialización en ciertas áreas, la parte contable requiere que cualquier administrador, entienda y maneje los principios básicos de contabilidad, como el asiento contable, que le permita reconocer a los administradores conceptos como los ingresos y gastos del periodo, o el hecho simple de poder hacer un balance de una cuenta individual, donde se registren los pagos de mantenimiento, saldos a favor, deuda, entre otros.

Esto se vuelve más complicado cuando un Administrador maneja varios inmuebles y debe manejar el flujo de gastos o caja chica de todos, para no perderse o confundir los recursos, cualquier administrador deberá dominar y entender estos principios que aportan y se utilizan directamente en las actividades diarias de la administración

¿Qué pasaría cuando una A.C. debe emitir los recibos de pago de las cuotas de mantenimiento, o en su caso si es que le piden ayuda para realizar una auditoría de periodos pasados?

Finanzas: Al igual que las áreas contables, un administrador de condominios debe entender ciertos análisis y conceptos financieros, consideramos una de las áreas más importantes ya que muchas decisiones a largo plazo, se basan en informes financieros, en este punto todo administrador deberá entender como ejecutar de forma adecuada los presupuestos de gastos y en su caso no menos importante como se van a proponer. En nuestra experiencia la mayoría de los inmuebles, tiene planteamientos financieros débiles que a largo plazo, terminan afectando los proyectos administrativos.

Algunas actividades relacionadas con estas áreas comprenden desde saber aplicar de forma adecuada los intereses moratorios, ya que no es lo mismo el interés mensual, que el interés anual, y muchos administradores, no saben como calcularlo, o en su caso como realizar una proyección financiera de la ejecución de los proyectos administrativos que incluya el cálculo adecuado de amortizaciones de los periodos, en definitiva, poseer una capacidad de análisis financiero, puede ser la diferencia entre tomar una buena o mala decisión.

Administración: Curiosamente se le ha denominado Administración de Inmuebles en Condominio a esta profesión, y muchos administradores no conocen por ejemplo el ciclo de la Administración. Es un hecho también que muchos procesos de esta actividad, no están relacionados con las áreas administrativas, pero, realmente las áreas administrativas deben ayudar a un condominio a funcionar de forma adecuada, en este caso, los procesos de control pueden contribuir enormemente en el mejoramiento y funcionamiento de un condominio.

Las áreas administrativas nos pueden ayudar a realizar procesos como determinar los perfiles de los puestos de trabajo, que para toda empresa, forman parte del capital humano, además de poder estructurar planes de trabajo o inclusive los procesos de evaluación y supervisión, en este punto un buen administrador puede ayudar a un condominio a que sus servicios mejoren, a que se implemente políticas y normas de calidad y si lo relacionamos con la parte financiera, está logrando maximizar el uso de los recursos económicos, que en cualquier empresa, es una obligación de las áreas administrativas, el gestionar, controlar y planear, realmente pueden contribuir con cambios significativos en los inmuebles. Sin duda alguna, aquí existen muchas habilidades blandas que potencializan a un administrador y lo distinguen de otros.

Facilites: Todo administrador estará involucrado con los trabajos y proyectos de mantenimiento en los condominios, por lo cual deberá ir aprendiendo a realizar la programación de actividades, procesos de licitación, supervisión, suministros, entre otros, con temas que pueden ser sumamente técnicos, deberá ir aprendiendo y conocer las áreas funcionales, y sensibles dentro del funcionamiento de un inmueble y lograr la eficiencia operativa, al igual que la reducción de costos.

Supervisión: SUPER-VISIÓN se determina como la actividad que realiza una persona en la dirección y vigilancia de las actividades, y este punto también es una actividad o área de conocimiento que se debe entender como lo es, y es un hecho de que si el Administrador nunca ha estado en contacto con procesos más robustos de dirección y control, difícilmente realizará una supervisión efectiva, que involucra el hecho de que el es la persona con mayor grado de experiencia y conocimiento para realmente dirigir un trabajo y poder conducirlo hacia la calidad.

Por ejemplo, en las plantas de procesamiento, la tarea de supervisar, se la asignan a la persona con mayor experiencia y capacidad, ya que es quién debe revisar que el trabajo se realiza conforme a una norma de calidad, por ello vemos muchos inmuebles que los Administradores solo hacen acto de presencia y realmente no se llevan a cabo, procesos de supervisión más elaborados, que realmente tengan un impacto en el mejoramiento y normalización de estándares de calidad en los trabajos y en el servicio que se brinda a los condóminos.

Negociación: De cierta forma y comúnmente le llaman mediación, pero realmente es un proceso de negociación, y es que como administrador y empresario, estarás en constante comunicación con personas y proveedores, con los que en algún punto buscarás obtener un resultado en cuanto a acuerdos, por ello deberás tener nociones y conceptos básicos de los procesos y estrategias de negociación, si vas a tener una reunión para un acuerdo de pago de morosidad, es negociación, con un proveedor para un trabajo mayor de mantenimiento, será negociación, tus acuerdos de trabajo para que te contraten como administrador, será también una negociación.

Planeación: Forma parte del ciclo de la Administración y puede aportar enormemente en el mejoramiento de los resultados, inclusive en la disminución de costos de los servicios, en esta área existe la oportunidad de que puedas diseñar estrategias o que puedas prevenirte para evitar problemas que no previste, si logras anticiparte, estrás un paso adelante y esto puede marcar la diferencia

Habilidades blandas: Las habilidades blandas, también llamadas habilidades esenciales, forman parte de los atributos que como personas podemos poseer en beneficio de nuestro trabajo y que aportan también a las organizaciones, estas habilidades se van a ver reflejadas en tu trabajo como Administrador de Condominios, ya que más que otra cosa, es un trabajo muy humano, de mucho contacto con las personas y de una forma o otra, terminarán afectando positiva o negativamente tu trabajo dentro de un condominio.

El liderazgo, es algo que será sumamente valorado, desde nuestro punto de vista, la característica más importante de todas de un buen administrador, ya que tu representas respuestas, visión y un entendimiento superior al de los demás, tu liderazgo puede ayudar a que otras personas vivan mejor, a impulsarles a realizar proyectos ambiciosos en el mejoramiento, y si eres buen líder, te seguirán y los llevarás a mejores estados

Algunas otras habilidades blandas son la organización, que inicia desde que te levantas y tienes bien puestas tus actividades diarias, que llevas un buen control de los documentos o gastos, etc, la comunicación, también es importante, debes saber comunicar tus actividades, propuestas, reglamentos, etc., inclusive directamente con las personas o en su caso en las asambleas de condóminos, la colaboración o trabajo en equipo también puede ser un buen factor y si bien muchos administradores en su mayoría trabajan solos, poco a poco se están buscando organizar para colaborar con otros miembros y esto también se verá reflejado en el impacto de sus servicios.

Las habilidades blandas son una parte super importante como Administrador de Condominios, por lo que no deberás pasar el hecho de que esto puede también impactar en el nivel de servicios que se prestan.

Y Por último justamente las habilidades duras, son mas relacionadas con la parte más técnica, que va desde saber redactar un correo o documento, hasta saber realizar y aplicar fórmulas básicas en Excel o desarrollar base de datos, matemáticas y análisis de datos para entender la información y poder obtener respuestas para la toma de decisiones.

Ser Administrador de Condominios, no es tarea sencilla, es todo un desafío, sin embargo, cada día muchos administradores buscan la forma de mejorar y superar estos desafíos diarios y poder superar las exigencias de sus clientes, no es un secreto que deben realizar esto por cuenta propia y por sus propios medios ya que no existen muchas opciones que les ayuden a fortalecer sus habilidades y conocimientos, por ello les llamamos Administradores Silvestres, ya que están creciendo en su propio entorno con sus propios méritos y medios y están buscando florecer entre este ecosistema que busca profesionalizarse.


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